Peyman Vahedis föreläsning

Bild på Peyman VahediPeyman Vahedi är rektor vid Ådalsskolan i Kramfors och finns med på listan över näringslivets 150 superkommunikatörer 2018. Han vill med sin föreläsning "Vill du få något gjort eller vara finkänslig?" bidra till en diskussion om hur skolan med hjälp av digitalisering kan minska den administrativa bördan, minska sjukskrivning och samtidigt öka kvaliteten.

Alla skolor har idag ett admin-register och härifrån ska huvudmannen äga lösningen. Kramfors kommun beslutade att ta fram ett eget system då de inte ansåg att nuvarande systemen har tillräckligt bra tjänster. Det är bakgrunden till varför Ådalsskolan har tagit fram en egen digital plattform.

Ådalsskolan är en kommunal med 700 elever som idag har medarbetare med sjunkande sjukdomstal och den stora anledningen till detta är ett offensivt moderniseringsarbete. Under de år som Peyman Vahedi varit rektor har det bidragit till att:

  • 93 procent av eleverna har examinerat läsåret 2018/2019.
  • Antalet sökande av hemkommunens elever år 2011 var 51 procent. Året 2018 var det 84 procent.
  • Gymnasieskolan hamnat på tionde plats i riket vad gäller examen inom fyra år inklusive
  • Ha gått från plats 140+ till 47 i riket i Svenskt Näringslivs ranking.
  • Halvera antalet frånvarotimmar för elever.
  • Ett högt hållbart medarbetarengagemang från medarbetare fyra år i rad.
  • Trots utökad verksamhet och bättre resultat minskat resursutnyttjandet med 10 miljoner.
  • Ha gått från fem chefer till två.
  • Ha lägst sjukskrivningar i förvaltningen med en halvering för kvinnliga medarbetare.

Skolans digitalisering

Modell över skolans verksamhetEn skolas digitalisering kan beskrivas som en stor kärna där längst inne finns administration, följt av olika lager av infrastruktur, undervisning och utmaningar. Här pratar Peyman mest om administration och hur digitaliseringen ser ut.
– Att ha problem med infrastrukturen kan många känna igen sig i och detsamma gäller undervisningssituationen. Det som däremot är mer dolt är de utmaningar som ökad digitalisering kan ge. Dessutom är vi mer eller mindre helt offside när det gäller de administrativa processerna.

Färre kommunikationskanaler

Den administrativa bördan för lärare består bland annat av det outtömliga behovet av information till vårdnadshavare, anmälningsplikt till socialtjänst eller polis, dokumentation av kunskapsutveckling, dokumentation av ärenden som kränkningar, trygghet och studiero. Exempel på kommunikationskanaler som används i skolor är SMS, Word, Excel, E-post, post-notes eller telefon.
– Vad gäller samhällsutvecklingen så har informationsflödet förändrats enormt. Min uppgift var att ta bort några kanaler för lärarna för att minska systemtröttheten och samtidigt bidra till automatisering av dokumentationen.

Personalens arbetsmiljö i fokus

När den nya digitala plattformen började användas skapades raskt behov av fler funktioner, bland annat det som idag kallas för "lärplattform". Uppdraget att utveckla detta gick till sex utvalda lärare. Deras uppgift var att minimera de krav en plattform ska ha och i första hand sätta personalens arbetsmiljö i fokus och i andra hand elever och vårdnadshavare. Först då blir det en helhet i plattformen.
– Vi ska som skola själva ha tillgång till det data som våra elever och personal skapar i stället för att köpa externt. Det är extremt viktigt att detta kommer inifrån så det blir adekvata tjänster för elever och vårdnadshavare.

Bild på Peyman VahediMinskar administrativa bördan

Den nya plattformen samlar alla ärenden, som samtycke, elevhälsoteam och överlämningar. Här hanteras även alla registreringar digitalt. Detta betyder att till exempel studievägledare snabbare och lättare kan förstå innebörden av vissa ärenden. Här står även att särskilda omständigheter kan vara hedersrelaterat och att meddelandet enbart ska skicka internt. Dessa meddelanden skickas inte hem förrän kuratorn har kopplats in.
– Det här är den juridiska bördan. Arbetsgivare ska här se till att det finns ett system, vilket betyder att lärarnas administrativa börda och samvetsstress minskas rejält.

Samtycke för kommunikation med hemmet

Ett exempel är när eleven fyller arton år. Då faller den eleven bort ur systemet och skolan måste ha föräldrarnas tillstånd för att fortsätta ha kontakten. Här ställer man sig fråga – vilka ska aviseras?
– Fördelen med detta nya system är att det håller reda på om eleven är över 18 år och om det är okej att ha kontakt med hemmet. Läraren slipper då den juridiska bördan. Om det finns bra rutiner för samtycke för kommunikation med hemmet ska det finns en blankett som ska fyllas i av alla lärare och till vem de ska kommunicera med. Detta är analoga processer. Här säkerställer vi att digitala system minskar risken för fel.

Hedersrelaterade omständigheter

Skyddad identitet har ökat med 36 procent de senaste tio åren. Detta påverkar om särskilda omständigheter, som frånvaro, ska rapporteras hem senast samma dag eller påföljande.
– Om det finns särskilda skäl att misstänka hedersrelaterad problematik ska skolan tänka om. Det kan vara en flicka i klassen som riskerar att bli slagen när hon kommer hem då familjen tror att hon har varit med en kille. Det här systemet vet hur kommunikationen ska gå till vad gäller vissa elever och säkerställer att juridiska bördan inte ska falla på enskild lärare.