GIH - Behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter

Här finner du information om hur personuppgifter behandlas vid myndigheten Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH.

GIH är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. GIH behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation, GDPR). Dessa regler kallas härefter för dataskyddsförordningen.

Vad gör GIH med personuppgifter?

GIH behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt uppdrag som statlig myndighet och lärosäte, det vill säga att tillhandahålla utbildning och forskning och att samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa svensk lag.

All behandling av personuppgifter inom GIH sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund och endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas.

Mer detaljerad information om hur just dina personuppgifter behandlas får du som medarbetare eller student via din kontaktperson, kursledare, chef eller forskningsledare vid GIH. Upplever du att du inte har fått information från dem kan du kontakta GIH:s dataskyddsgrupp, se kontaktuppgifterna längst ner på sidan.

Vilka personuppgifter samlar GIH in?

Vid GIH finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. De vanligaste anledningarna är att du är student, forskare, deltagare i en studie, anställd, deltagare i en konferens eller annat evenemang, att du söker en tjänst, eller att du av annan anledning har kontaktat eller samarbetar med GIH.

Den mesta av denna information samlar vi in direkt från dig. Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis studiedokumentationssystemet Ladok. Varför detta görs informerar vi om i det enskilda fallet.

Här ser du exempel på personuppgifter som vi behandlar: 

  • Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post.
  • Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig.
  • Information om studieresultat och annan information om dina studier vid GIH.
  • Personuppgifter som inhämtats inom ramen för deltagande i en forskningsstudie.
  • Information vid deltagande i konferenser eller kurser.
  • Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera.
  • Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst.
  • Information om hur du använder våra webbplatser, i syfte att förbättra användarvänligheten på dem, exempelvis via cookies.

Cookies är små textfiler som lagras på din dator när du besöker vår webbplats, de räknas som en personuppgifter. Här finns mer information om hur cookies behandlas vid GIH.

Hur skyddas dina personuppgifter?

GIH ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen.

Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas.

Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter?

Mycket av den information som finns vid GIH utgör allmänna handlingar. Om dina personuppgifter finns i en allmän handling, kan alla som begär ut den allmänna handlingen ta del av dina personuppgifter, om inte sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hindrar detta.

Utöver detta kan dina uppgifter lämnas ut till GIH:s samarbetspartners inom forskningsprojekt, till leverantörer eller till andra parter som behöver ta del av dem till följd av avtal mellan GIH och dig, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som GIH har.

En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som GIH måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i GIH:s myndighetsuppgifter.

Vid överföring till annan part vidtar GIH alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Du kommer att få information om vi planerar att lämna ut information om dig till andra organisationer.

GIH kommer inte att överlämna personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd.

Hur länge sparar GIH personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som krävs i lag.

  • Om du t.ex. är anställd behandlar vi dina personuppgifter så länge det behövs för att administrera anställningsförhållandet.
  • Om du är student behandlar vi dina personuppgifter så länge du är student vid GIH.
  • Om du är deltagare i en studie behandlar vi dina personuppgifter så länge som det behövs för att säkerställa forskningens kvalitet.

Vad gäller allmänna handlingar hanteras personuppgifter i dessa i enlighet med vad som gäller enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105), arkivlagen (1990:782) samt Riksarkivets föreskrifter. I många fall innebär detta att dina personuppgifter kan komma att sparas i mellan fem år och för all framtid i GIH:s arkiv.

Men allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som innehåller personuppgifter ska dessa alltid raderas (gallras) vid inaktualitet och aldrig bevaras längre än två år.

Rätt till rättelse och radering

Pågående personuppgiftsbehandlingar ska vara sakligt riktiga. GIH ska tillse att personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta ska rättas eller raderas. Om en registrerad upplyser GIH om att en uppgift som rör denne är felaktig ska uppgif­ten rättas.

Data till tredje land

GIH kan komma att föra över personuppgifter till tredje land utanför EU/EES, framför allt när det gäller internationella forskningsprojekt. GIH kommer då att vidta alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att uppnå en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter. Du kommer dessutom att bli informerad om detta.

Läs mer

GIH:s policy för personuppgifter

Läs mer om dataskyddsförordningen på Datainspektionens hemsida.

Kontaktinformation

GIH:s dataskyddsgrupp och dataskyddsombud
E-postadress: gdpr@gih.se
Adress: Lidingövägen 1, Box 5626, 114 86 Stockholm